Assistant Administratif et Comptable

Mission Principale

Assurer la gestion administrative et comptable du cabinet, tout en veillant à la conformité légale et à l'efficacité des processus.

Responsabilités et Activités

Administration du Personnel

• Superviser la gestion administrative des employés internes et externes.
• Recueillir les informations administratives de l’ensemble du personnel pour la constitution et la gestion des dossiers ainsi que la préparation et la validation des différentes déclarations.
• Gérer les dossiers individuels des collaborateurs (contrats, avenants, attestations, accidents de travail, assurances, congés etc.).
• Veiller à l’application des politiques RH et au respect des obligations légales en matière de droit du travail.

Gestion des Contrat

• Rédiger, suivre et mettre à jour les contrats de travail (CDI, CDD, intérim, etc.).
• S’assurer de la signature à l’embauchage des fiches de prise de fonction.
• Veiller au respect des termes contractuels et des échéances en collaboration avec la Chef de Projet.
• Conseiller sur les aspects contractuels et proposer des solutions adaptées aux besoins du cabinet et des clients.

Déclarations Sociales et Fiscales

• Préparer et effectuer les déclarations sociales et fiscales obligatoires conformément au calendrier légal.
• Assurer le règlement des charges sociales (CNSS, pensions, etc.) et des impôts (ITS, TVA, VPS, etc.).
• S’assurer de l’embauchage et du débauchage du personnel à bonne date.
• Garantir la conformité des procédures avec les législations en vigueur.

Gestion du Recouvrement

• Suivre les échéanciers de paiement des clients et assurer les relances pour le recouvrement en collaboration avec la Chef(fe) de Projet.
• Maintenir des relations courtoises mais fermes avec les clients en retard de paiement avec l’appui de la Chef(fe) de Projet.
• Collaborer avec la Direction pour optimiser les flux de trésorerie.

Support Administratif Général

• Assurer la gestion et l’archivage électronique et physique des documents administratifs et contractuels.
• Mettre en place et superviser les processus administratifs pour une meilleure organisation interne.
• Fournir un soutien administratif aux équipes opérationnelles et à la Direction.
• Suivre les stocks de fournitures de bureau et passer les commandes nécessaires en temps et en heure.

Compétences et Qualités Requises

Compétences techniques :

• Solides connaissances en droit du travail.
• Maîtrise des outils de gestion administrative et des logiciels de paie.
• Bonne connaissance en gestion des contrats et en recouvrement.
• Savoir utiliser la plateforme https://e-services.impots.bj

Qualités personnelles :

• Rigueur et sens du détail.
• Excellentes capacités organisationnelles et de gestion des priorités.
• Aptitudes relationnelles et diplomatie dans les interactions avec les clients et collaborateurs.
• Proactivité et orientation vers les solutions.

Formation et expérience

• Licence en Comptabilité Gestion.
• Expérience de deux ans minimum à un poste similaire.

Positionnement dans l’Organisation

• Rattachement hiérarchique : Responsable des Opérations.
• Relations fonctionnelles : Équipe administrative, consultants, clients, et organismes sociaux et fiscaux.

Indicateurs de Performance

• Respect des délais pour les déclarations et paiements sociaux et fiscaux.
• Réduction des délais de recouvrement.
• Efficacité dans la gestion des contrats et des processus administratifs.
• Embauchage et dés-embauchage à bonne date des salariés (zéro pénalité)