Contexte et portée de la mission
Le Bureau des Projets (Project Management Office) est une entité transversale de l’ASIN responsable de la mise en place des normes et processus de gestion de projets, de la coordination du pilotage opérationnel et du suivi transversal du portefeuille de projets.
Le Bureau, essentiellement composé de PMO, apporte un support stratégique au Directeur Général de l’ASIN, aux directeurs de pôle et un support méthodologique aux chefs de projets.
Les missions fondamentales de ce bureau sont :
- Mise en place des méthodologies et des meilleures pratiques en termes de gestion des projets, programmes et portfolios ;
- Mise en place et pilotage des différents tableaux de bords permettant le suivi et le contrôle des projets et des risques, à l'aide d'indicateurs clés (qualité, coûts, délais, périmètre, risques) ;
- Coordination des plannings prévisionnels d’affectation des ressources, suivi des réalisations et du budget ;
- Gestion de la performance dans la mise en œuvre des projets ;
- Coordination de la communication et du partage des savoirs entre les projets.
Un expert-outils collaboratif renforce l’équipe de PMO en mettant à disposition des solutions pour outiller les chefs de projets dans le cadre du pilotage de leur activité. Un stagiaire l’accompagnera dans le cadre du déploiement de nouveaux outils de gestion des projets, de la gestion de l’Intranet de l’ASIN et de production de divers rapports sur la performance des projets.
Principales responsabilités
De façon spécifique, le stagiaire travaillera sur les sujets suivants :
⮚ Développement des outils de gestion de projets
- Appui pour le déploiement d’outil de pilotage de projets (Planning et suivi, gestion des tests, et mise en production)
- Appui pour la conception d’application interne dans Microsoft 365 (Power apps)
- Appui pour la conception et déploiement de workflows dans Microsoft 365 (Flows)
- Accompagnement au changement
⮚ Gestion et Administration des outils collaboratifs
- Gestion de l’intranet (SharePoint)
- Gestions des groupes d’autorisation et des habilitations pour les utilisateurs ayant accès aux outils collaboratifs et à l’Intranet
- Mise en place d’indicateurs de suivi quant à l’adoption des outils collaboratifs
⮚ Support Utilisateurs relatif aux outils collaboratifs de gestion de projets
- Traitement des demandes entrantes (Accès, information, prise en compte de nouveaux besoins)
- Assistance utilisateurs pour la prise en main
⮚ Analyse et présentation des données liées à l’exécution des projets
- Contribuer à la conception et à la mise en œuvre d’outils de collecte de données sur l’exécution les projets
- Assister à la collecte de données et aider à leur analyse quantitative et qualitative
- Création de rapports d’analyse, incluant tableaux de bord (dashboards) et visuels graphiques basés sur des indicateurs clés de performance (KPIs) des projets
- Aider à l'interprétation des résultats obtenus à la suite des analyses
Profil du titulaire
Formation
Être titulaire, ou en cours d’étude pour un diplôme Bac+4/5 d’une université, Grande École de Commerce, d’Ingénieur, ou toute autre formation de niveau équivalent dans le domaine du numérique, gestion de projets ou en management.
Expériences professionnelles
- Au moins un (01) stage significatif en entreprise, association ou ONG ;
- Une expérience de déploiement d’un outil collaboratif dans le cadre d’une association, projet étudiant ou d’un stage d’une durée d’un (01) an
Connaissances
- Bonne connaissance en réingénierie des processus (BPM)
- Bonne connaissance des utilitaires Microsoft 365 (Flows, Power Apps, SharePoint) ou leur équivalent
- Connaissance avancée des fonctionnalités des outils bureautiques Microsoft 365 (Excel, Power point)
- Connaissance de base pour déployer les outils de gestion de projet (Project, Planner, Trello, Asana, etc..)
- Fort attrait sur l’utilisation des outils d’analyse de données et de visualisation (Excel, Tableau, power BI, etc..)
- Capacité à analyser des données quantitatives et qualitatives
- Compréhension des concepts et des méthodologies de suivi et évaluation de projet
Langues
- Une excellente maîtrise de la langue française aussi bien à l’oral qu’à l’écrit est exigée ;
- Une bonne maitrise de l’anglais dans un contexte professionnel est exigée.
Ethique, management et leadership
- Excellente capacité à travailler en équipe pour l’atteinte des objectifs ;
- Sens du service et de la satisfaction client
- Forte aptitude à respecter les délais ;
- Aisance à travailler de manière autonome et force de propositions
- Facilité à s’adapter aux différents contextes culturels et professionnels ;
- Capacité d’analyse et de traitement de grande quantité de données ;
- Esprit de synthèse et d’analyse ;
- Excellente communication orale et écrite, avec clarté et concision ;
- Sens aigu de l'éthique et de l'intégrité.
